Externalisation de la gestion de la formation professionnelle : définition, avantages et enjeux

Qu’est-ce que l’externalisation de la gestion de la formation professionnelle ?

L’externalisation de la gestion de la formation professionnelle (ou outsourcing de la formation) consiste à confier à un prestataire externe tout ou partie des missions liées à la formation des collaborateurs : pilotage du plan de développement des compétences, gestion administrative, suivi des budgets, veille réglementaire, achats de formation, etc.

Dans un contexte de complexification des obligations réglementaires et de pression sur les budgets RH, de plus en plus d’entreprises font appel à l’externalisation de la formation pour gagner en efficacité, réduire les coûts et se recentrer sur leur cœur de métier.

Pourquoi externaliser la gestion de la formation en entreprise ?

Une réponse aux enjeux RH actuels

Les ressources humaines doivent aujourd’hui répondre à des défis majeurs : pénurie de talents, évolution rapide des compétences, digitalisation des métiers, exigences de conformité. L’externalisation permet de s’entourer d’experts pour mieux y faire face.

Des contraintes budgétaires de plus en plus fortes

Les entreprises doivent composer avec des budgets de formation restreints, des règles de financement plus strictes (OPCO, FNE-Formation, CPF…), et des objectifs ambitieux. L’externalisation permet une meilleure maîtrise des coûts et une allocation plus stratégique des ressources.

Les 6 grands domaines d’action d’un prestataire en gestion de la formation

1. Co-construction de la stratégie de formation

 Le prestataire apporte son expertise pour aider à identifier les besoins en compétences, définir les objectifs pédagogiques et bâtir un plan de développement des compétences cohérent avec les enjeux business.

2. Gestion des achats de formation

Il se charge du sourcing des organismes, de la négociation des tarifs, de la contractualisation et du suivi logistique. Grâce à son réseau et à ses volumes, il obtient des tarifs préférentiels souvent inaccessibles en direct.

3. Veille réglementaire et gestion administrative

Le prestataire assure une veille juridique active et gère les démarches auprès des OPCO et organismes de financement. Il soulage les équipes internes des tâches à faible valeur ajoutée.

4. Suivi des indicateurs et reporting RH

Grâce à un suivi rigoureux des KPIs formation (taux de complétion, satisfaction, ROI…), le prestataire produit des rapports clairs et exploitables, en lien avec les exigences du CSE ou de la direction.

5. Optimisation des outils et plateformes LMS

Un expert de la formation externalisée connaît les solutions technologiques RH (LMS, SIRH) et sait les paramétrer, les interfacer et les piloter pour fluidifier la gestion au quotidien.

6. Organisation logistique des sessions

De la convocation des participants à la réservation de salles, en passant par les annulations ou les reports, le prestataire prend en main la logistique complète, permettant aux RH de se recentrer sur leur rôle stratégique.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la formation professionnelle ?

Réduction des coûts et flexibilité budgétaire

• Accès à des tarifs négociés grâce aux achats mutualisés
• Budgets ajustables selon les besoins réels
• Moins de charges fixes liées à la formation

Gain de temps et recentrage sur la stratégie RH

• Moins de tâches administratives
• Plus de disponibilité pour travailler sur les enjeux d’employabilité, d’attractivité et de rétention des talents

Expertise technique et juridique

• Connaissance approfondie des dispositifs (CPF, FNE, plan de développement des compétences, AFEST, etc.)
• Suivi rigoureux des formations obligatoires (ex : habilitations, CACES…)

Amélioration de la qualité et de l’impact des formations

• Accès à des contenus innovants (MOOC, e-learning, mobile learning, serious games…)
• Meilleure mesure de l’efficacité pédagogique
• Rationalisation du portefeuille de formations

Agilité face aux évolutions du marché

Un prestataire externe peut adapter rapidement son offre en fonction de l’évolution de vos besoins : croissance, restructuration, nouveaux enjeux métiers, etc.

Externaliser sa gestion de formation : pour qui ?

L’externalisation s’adresse aussi bien aux PME qu’aux grands groupes, dans tous les secteurs d’activité (industrie, services, BTP, santé, etc.). Elle peut être pertinente dans de nombreuses situations :

• Fusion ou réorganisation
• Manque d’effectif ou de compétences RH en interne
• Volonté de professionnaliser la gestion de la formation
• Objectif de réduction des coûts
• Nécessité de répondre à des obligations réglementaires strictes

Points de vigilance : ce qu’il faut anticiper

Avant d’externaliser, il convient de :

• Bien cadrer le périmètre d’intervention
• Choisir un prestataire spécialisé et reconnu
• S’assurer de la transparence des données et de la traçabilité des actions
• Garantir la bonne collaboration entre les équipes internes et externes

Un contrat bien structuré, des indicateurs de performance clairs et une gouvernance partagée sont les clés d’un partenariat réussi.

Conclusion : une stratégie RH gagnante

L’externalisation de la gestion de la formation professionnelle est un levier puissant d’optimisation RH, à condition d’être bien pilotée.

Elle permet aux entreprises de concilier performance économique, qualité pédagogique, conformité réglementaire et expérience collaborateur.

En s’entourant du bon partenaire, les DRH peuvent transformer leur service formation en un véritable vecteur de compétitivité durable.

AD Consultem, une expertise unique à votre service 

👉 Vous souhaitez discuter avec un expert AD Consultem ?